¿Para qué organizamos el evento?

Como organizadores, la tarea consiste en trazar una dirección que lleve al cumplimiento de objetivos. ¿Es un evento empresarial interno o externo? ¿Es una boda para muchos o pocos invitados?

Si es un congreso, será para compartir conocimiento. Si es un lanzamiento de producto, el «para qué» se responde con su presentación y el alcance al mayor número de contactos del público objetivo. Siempre se debe saber concretamente qué impulsa a una empresa o persona a organizar el evento. De este modo, la planificación estará encaminada al éxito.

¿Qué tipo de evento se debe planificar? ¿A quién va dirigido?

El tipo de evento debe ir de la mano de los intereses del público objetivo (salvo en el caso de una boda, donde se organizará en función de los intereses de la pareja). El «quién» da la primera pista para encaminar la planificación.

¿Convocaríais a un congreso del mismo modo que comunicáis una boda? No.

Responder esta doble pregunta garantizará un público con alto interés para ambas partes y evitará asistentes que no pertenezcan al sector, afectando la calidad del evento.

¿Cuáles son las metas del evento?

A diferencia del «para qué», aquí hablamos de objetivos específicos y medibles. Establecer metas cuali-cuantitativas dará claridad durante la planificación y ejecución.

A grandes rasgos, un evento puede perseguir:

• Fidelizar clientes y/o personal
• Comunicar novedades
• Compartir conocimiento
• Celebrar un acontecimiento (personal, profesional, empresarial)
• Networking
• Potenciar negocios

Lo importante es que los objetivos existan, tengan medida y plazo, sean concretos y cuantificables.

¿Qué tipo de lugar debo elegir?

Hay elementos fundamentales: accesibilidad geográfica, parking, comunicación con medios de transporte, zonas para centrar la atención y espacios de dispersión. Todo consiste en generar una óptima experiencia para los asistentes. No debe quedar ningún detalle librado al azar.

¿En qué fecha será?

La fecha condiciona directamente la cantidad de asistentes. Si organizas un evento empresarial, evita vísperas de fin de semana con festivo. Pero si organizas una boda con invitados de otras ciudades, un festivo puede ser la mejor opción para facilitar el desplazamiento.

Una preselección de dos o tres fechas permite ir midiendo cuál será más exitosa. Recuerda además que fecha y espacio están íntimamente relacionados: un evento al aire libre en invierno puede ser visualmente espectacular pero generar una pésima experiencia a los asistentes.